スマホとSNSの急速な普及によって顧問先との連絡方法が多様化してきました。メールとFAXが連絡手段として当然だった時代から、Facebookになり、LINEになり、最近ではChat Workも併用しています。
連絡手段が増えて顧客や他の税理士との連絡が手軽になった反面、メールもFAXもまだまだ利用する人がいたりと、100%移行するわけではなく混在しているのが現状です。
そこで、業務連絡の手段が多様化することによるメリットとデメリットを個人的視点から考えてみました。
業務連絡がSNS化したメリット
メリットとしては、連絡が手軽に取れるようになったことです。手軽になったことでお互いにレスポンスが早くなりました。
メールを使っていた頃に常識として教わったのは、メールの返信は１日以内。が原則でしたが、LINEやFacebookを使うようになってからは、明らかに返信が早くなりました。理由としては『既読』が付くからだと思いますが、反応が早い分１ヶ月の予定が組みやすくなりました。
またSNSをスマホで利用するため、その場で写真を送ってもらうことで質問に対する回答もしやすくなりました。これまで現物を郵送してもらったり、FAXやPDFにしてメールしてもらっていたことを思うととても便利だなぁ。と思うばかりです。
業務連絡がSNS化したデメリット
SNSのデメリットとしては、セキュリティと業務時間外の連絡対応などです。
メールでもウイルスメールなどの危険性がありますが、SNSやスマホのセキュリティや安全性が、メールほど重要視されていないのが怖いなと感じます。セキュリティソフトや重要なことはSNSを使わないなど対応はしていますが、メールほど信用できません。
別のデメリットとして、LINEやFacebookは便利ですが、個人のスマホで個人のアカウントを使用するため、業務時間外でも連絡が来ることがあり対応をしなければなりません。休日は対応しなければ良いだけですが、既読マークが付くので無視していると思われたくなくて連絡してしまうこともあります。（事前に伝えておけばよいのですが・・・）
他のデメリットですが、長文が送りづらい点です。仕事上どうしても長文になることがありますが、LINEやFacebookだと短文が基本なので長文だと使いづらくなります。（Chat Workは長文でも大丈夫ですが）
また、SNSでのやり取りは会話に近いため、メールのようにかしこまったビジネスシーンでの文例がないことです。顧問先などある程度性格を知っている人なら構いませんが、面識がない人との連絡では失礼のないように細心の注意が必要になります。
まとめ：これからもっと増えそう
仕事上の業務連絡が、LINEやFacebookになることによるメリットとデメリットを個人的に考えてみました。
手軽になるメリットはありますが、仕事での連絡手段として考えると、デメリットも多いなぁ。という印象です。
最近では年齢に関係なくSNSを使う人が増えてきましたが、年齢層によって使うSNSの種類が異なるため、税理士として幅広い世代に対応するためには複数のSNSに対応しなければなりません。そしてインスタなど新しいSNSもすぐに登場していくため、それにも対応する必要があります。正直しんどいです・・・
