税理士の業務でエクセルをよく使いますが、これは自分だけでなく人に見せることもあるので、見やすさには気をつけています。
そこで、エクセルを見やすくするために個人的に『気をつけていルール』を紹介します。具体的には３つの『～ない』を意識しています。
これは、エクセルを仕事で使っている人にとっては基本テクニックで誰でもできるものなので、新社会人や新大学生などエクセルの初心者に向けて紹介します。参考にしてみてください。
タテ罫線を多用しない
エクセルでデータをまとめる場合、数字の周りを罫線で囲みたくなります。罫線で囲むとグラフっぽくなりますし、見た目も整頓されているように見えます。
しかし、タテ線の罫線を多用しないほうが、実際は見やすくなります。ポイントとしてはヨコ罫線は使っても、タテ罫線は必要最低限に抑えるのがコツです。
色も多用しない
次に色を多用しないことです。色を使える機能があると、セルを塗りつぶしたり、フォントの色を変えてみたくなります。
色を使うことで重要なセルや数字を強調できるメリットがありますが、使いすぎると逆に見にくくなります。
そのため、色を極力使わず、使うとしても必要最小限に抑えるのが、エクセルを見やすくするコツです。さらに、使う色も原色を使用すると印刷すると文字が潰れる可能性があるため、淡色を使うほうが見やすくなります。
セルを結合しない
さいごに、セルを結合しないことです。セルを結合したくなる場合はありますが、セルを結合すると数式が上手く機能せずエラーになることがあります。
これは簡単なエクセルであれば、問題になることはありませんが、少し複雑なエクセルになるとエラー表示が出てしまいます。
まとめ
エクセルを見やすくするためのコツを紹介しました。
グラフやフォントなど細かいところにこだわれば、さらに見やすくなりますが、基本的なルールを守るだけでもエクセルは見やすくなります。
新社会人や新大学生などエクセル初心者は参考にしてみてください。
