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5Sと経理先日、トヨタの5Sについての本を読みました。

何となく聞いたことがある5Sですが、しっかりとした内容を知らなかったので、面白かったです。

5Sとは、「整理」「整頓」「掃除」「清潔」「しつけ」のイニシャルから名付けられた整理術です。

この5Sを経理の分野に応用すると、どうのようになるかまとめました。

トヨタ5Sと経理

トヨタの5Sとは、”整理、整頓、掃除、清潔、しつけ”です。

これらを仕事に取り入れ、繰り返すことで、業務効率化につながるということです。

  • 整理・・・”いるもの”と”いらないもの”を分けること
  • 整頓・・・必要なものを必要なときに出せること
  • 掃除・・・日常使うものをきれいにしておくこと
  • 清潔・・・整理、整頓を日常的に継続すること
  • しつけ・・整理、整頓の規則を守ること

トヨタの5Sの経理への応用

経理をしていると、書類が知らない間にたまってきます。

必要な書類探すのは、時間の無駄ですし、突き詰めるとお金の無駄になっています。

そこで、トヨタの5Sを経理に応用すると、次のようになります。

  • 整理・・・無駄な書類、古い書類は捨てる
  • 整頓・・・書類は年月ごとに整理して、古いものは別保存箱へ移動
  • 掃除・・・書類はファイルに入れて溜めない
  • 清潔・・・整理、整頓を定期的に行う
  • しつけ・・整理、整頓を会社(自分)のルール化する

経理は書類仕事なので書類を減らす工夫は日常的にしましょう。

さらに具体的に、考えると次のようになります。

書類の整理

帳簿や領収証などは、原則7年間の保存することが義務です。

そこで、7年経過したものは、廃棄しましょう。

書類の整頓

経理で参考にするものは1年前のものが多いため、2年前の書類はダンボールへ入れて保管しましょう。

2年移譲前の資料でも必要な物は、ダンボールへ入れない、またはPDFとして保存しましょう。

書類の掃除

書類の保存は、その場で判定しましょう。

必要ないものは廃棄、必要なものは整理整頓へのステップへ進みましょう。

定期的な書類の整理

書類の整理整頓のチェックは、”一日の終り””週末””月末”などの区切りごとにしましょう。

区切りごとに整理する項目を分けることで、整理整頓がはかどります。

しつけ

会社組織で整理する場合は、ルールを設けましょう。

単独で整理しても、全体で整理しなければ、会社全体としては整理になりません。

5Sの具体例とマニュアル

日本能率協会コンサルティングでは、5Sを実践してもらうために、マニュアルとチェックシートを公開しています。

また、実際に5Sを実践した企業の具体例(取り組み内容とその結果)も公開しています。

[参考ページ]

5Sによる改善マニュアル

引用│㈱日本能率協会コンサルティング

まとめ:まずは身近なところからチャレンジ

整理整頓は習慣になることで効果を発揮します。

以前勤めていた税理士事務所は、金曜の5時から30分間

全社員で事務所の掃除をするルールがありました。

当時は面倒だなと思っていましたが、今ではすばらしい習慣だったな考え直しました。

経理の世界もペーパレスになりつつありますが、まずは身近なところから始めてみてはいかがでしょうか。

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