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整理整頓をしないと書類が貯まる

日頃、仕事していると書類が山のようにたまります。

ダイレクトメールから始まり、伝票、領収証、帳簿、FAXなど様々です。

また、質問メールや、出納帳や会社のデータなど電子メールも届きます。

これらの書類や情報がたまると、様々なデメリットがあります。

  • 欲しい書類が見つからない。
  • 書類を探すために時間を使う
  • 作業スペースが狭くなる。

このようなデメリットの中でも、書類を探す行為と、その時間は無駄の極みです。

これらのデメリットは、ちょっとした努力をすれば、格段になくなります。

書類や情報を整理整頓するには、

  • 不要な書類は捨てる
    書類がたまらないようにするには、まず不要な書類を捨てることです。
    あとで必要かもと思う書類は、大抵の場合は不要です。
  • 仕事の優先順位をつける
    優先順位の高い仕事の順に書類を並べてみる。
    簡単に終わる仕事から書類を並べ、終わった順に書類を処理する。
  • PDFにする
    書類を紙のまま保存せず、PDFにして保存することで、物理的な量はかなり減らせます。
    ちなみ、自分は忘れやすいので、処理が終わっていない書類はPDFにせず、目に見えるところに置きます。
    出先でも、ハンディスキャナーがあると、気になった書類はとりあえずPDFして持ち帰って判断できるので便利です。
  • A4で保存する。
    ちょっとしたことですが、紙で保存する場合、サイズはA4に統一すると後で見やすく便利です。
    1年間は紙で保存し、1年経過後にPDFする場合も、A4だと読み込みがスムーズで時間短縮になります。
  • 会社データは受け取り日の日付をタイトルにいれる
    どんどんデータを送ってくる会社はデータタイトルに日付を入れることで、いつ受け取ったデータか分かるようになります。

整理整頓は、めんどくさいので毎日続けることが大事です。書類が貯まる前に整理整頓することで時間短縮につながります。

では、また。

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